Σπάνια παρατηρείται ότι τα λάθη πρόσληψης εκδηλώνονται από την πρώτη κιόλας ημέρα. Στις περισσότερες περιπτώσεις, τα λάθη πρόσληψης εμφανίζονται σταδιακά, αρχικά ως μικρές ανεπάρκειες, στη συνέχεια ως μετρήσιμα κενά απόδοσης και τελικά ως δαπανηρές αποτυχίες στελέχωσης που επηρεάζουν τα χρονοδιαγράμματα, την ασφάλεια και την κερδοφορία.
Για οργανισμούς που δραστηριοποιούνται σε κλάδους όπως οι κατασκευές, η μεταποίηση, η εφοδιαστική, το πετρέλαιο και το φυσικό αέριο και η μηχανική, οι αποφάσεις πρόσληψης επηρεάζουν άμεσα τη συνέχεια του έργου. Μια και μόνο λανθασμένη πρόσληψη μπορεί να διαταράξει ολόκληρες επιχειρησιακές αλυσίδες. Σε αυτό το άρθρο, θα αναλύσουμε πού γίνονται ορατά τα λάθη στις προσλήψεις, δομημένα κατά στάδια του κύκλου ζωής, μαζί με τα πρώιμα προειδοποιητικά σημάδια και τους KPIs που πρέπει να παρακολουθούν οι ηγέτες.
Το στάδιο της προμήθειας: Όπου τα λάθη πρόσληψης ξεκινούν αθόρυβα
Τα περισσότερα σφάλματα στελέχωσης ξεκινούν από το στάδιο της προμήθειας, πολύ πριν ξεκινήσουν οι συνεντεύξεις. Όταν οι προδιαγραφές των θέσεων εργασίας δεν έχουν λειτουργική σαφήνεια, η προμήθεια γίνεται αντιδραστική. Οι υπεύθυνοι προσλήψεων αναζητούν προφίλ που ταιριάζουν σε γενικές γραμμές και όχι συγκεκριμένες ικανότητες για συγκεκριμένο ρόλο. Στους τεχνικούς τομείς, αυτό συχνά σημαίνει ευθυγράμμιση βιογραφικών σημειωμάτων χωρίς επικύρωση εργασιών στον πραγματικό κόσμο. Το ζήτημα δεν είναι η διαθεσιμότητα των υποψηφίων- είναι η ακρίβεια των ορισμών. Εάν οι διευθυντές προσλήψεων και οι υπεύθυνοι προσλήψεων δεν είναι ευθυγραμμισμένοι ως προς:
- Τις συνθήκες της τοποθεσίας
- Προσδοκίες απόδοσης
- Δομές αναφοράς
- Απαιτήσεις συμμόρφωσης
- Φυσικές και περιβαλλοντικές απαιτήσεις
Στη συνέχεια, η ποιότητα της προμήθειας αναπόφευκτα μειώνεται.
Δείκτες έγκαιρης προειδοποίησης
Σε αυτό το στάδιο, τα λάθη στις προσλήψεις παραμένουν ανεπαίσθητα. Ωστόσο, ορισμένα σημάδια υποδηλώνουν κακή ευθυγράμμιση:
- Υψηλή εισροή βιογραφικών σημειωμάτων αλλά χαμηλή αποδοχή του καταλόγου των επιλαχόντων από τους διευθυντές προσλήψεων
- Συχνός επαναπροσδιορισμός του αντικειμένου της θέσης εργασίας στη μέση της διαδικασίας
- Ανακάλυψη αναντιστοιχιών δεξιοτήτων σε προχωρημένο στάδιο
- Ασυνεπή επίπεδα εμπειρίας των υποψηφίων
Αυτά είναι διαγνωστικά σήματα ότι οι παράμετροι προμήθειας δεν είναι σαφείς.
KPIs για παρακολούθηση
- Ποσοστό μετατροπής από τη λίστα επιλαχόντων στη συνέντευξη
- Ποσοστά επιτυχίας επικύρωσης δεξιοτήτων
- Χρόνος που δαπανάται για την αναθεώρηση περιγραφών θέσεων εργασίας
- Λόγοι απόρριψης υποψηφίων
Εάν λιγότεροι υποψήφιοι από τους αναμενόμενους περνούν την τεχνική επικύρωση, το πρόβλημα μπορεί να έγκειται στα κριτήρια εύρεσης και όχι στη διαθεσιμότητα των ταλέντων.
Το στάδιο διαλογής και επιλογής: όπου τα σφάλματα πρόσληψης γίνονται μετρήσιμα
Αυτό το βήμα της διαδικασίας πρόσληψης δείχνει αν οι πρακτικές πρόσληψης είναι δομικά ορθές ή βασίζονται σε αποφάσεις που λαμβάνονται με γνώμονα το επείγον. Τα σφάλματα μέτρησης με τις προσλήψεις συμβαίνουν και εδώ, με συμπιεσμένες διαδικασίες επικύρωσης λόγω πιέσεων του έργου. Σε τεχνικά περιβάλλοντα, η λήψη αποφάσεων πρόσληψης με βάση αποκλειστικά τα διαπιστευτήρια του βιογραφικού σημειώματος και χωρίς την εφαρμογή δομημένων εμπορικών δοκιμασιών προσθέτει πρόσθετο κίνδυνο. Η πιστοποίηση από μόνη της δεν εγγυάται ότι κάποιος είναι έτοιμος για την περιοχή. Τα αδύναμα πλαίσια ελέγχου μπορεί να οδηγήσουν σε:
- Σε λανθασμένο επίπεδο ικανοτήτων ή ικανότητας
- Ελλιπείς αξιολογήσεις προσαρμοστικότητας
- Έλλειψη ετοιμότητας σε θέματα ασφάλειας,
Παρόλο που αυτά τα προβλήματα μπορεί να μην υποδηλώνουν ότι η πρόσληψη πρέπει να διακοπεί άμεσα, δημιουργούν επιδεινούμενα προβλήματα κατά την εισαγωγή.
Προειδοποιητικά σημάδια
Τα προβλήματα της διαδικασίας πρόσληψης μπορούν να παρατηρηθούν σε αυτό το στάδιο μέσω των ασυνεπειών που εμφανίζονται κατά την πρόσληψη:
- Συμφωνία/συγκατάθεση της επιτροπής για την καταλληλότητα των υποψηφίων
- Υψηλά ποσοστά απόρριψης προσφορών,
- Διορθώσεις εγγράφων που έγιναν μετά την υποβολή προσφορών υπό όρους
- Επαναδιαπραγμάτευση ρόλων πριν από την ανάπτυξη
Τέτοια πρότυπα υποδηλώνουν ότι δεν έχει γίνει τυποποίηση των κριτηρίων διαλογής των υποψηφίων.
Δείκτες παρακολούθησης
- Ποσοστό αποδοχής προσφορών.
- Βαθμολογία τεχνικής αξιολόγησης πριν από την ανάπτυξη
- Συχνότητα σφαλμάτων τεκμηρίωσης
- Σταθερότητα του κύκλου από τη συνέντευξη έως την προσφορά
Εάν βλέπετε υψηλά ποσοστά απόρριψης προσφορών, μπορεί να υπάρχει πρόβλημα μεταξύ του τρόπου με τον οποίο ανακοινώνεται ο ρόλος στον υποψήφιο και των προσδοκιών του υποψηφίου σχετικά με τον ρόλο.
Το στάδιο της εισαγωγής: Επιχειρησιακά
Το στάδιο της ένταξης αποδεικνύει την ακρίβεια της διαδικασίας πρόσληψης, δίνοντας στον νέο εργαζόμενο μια πραγματική ευκαιρία να "αποδώσει" σε μια νέα θέση εργασίας, και αρχίζει επίσης να αναδεικνύει επιχειρησιακά τυχόν ασυμφωνίες που μπορεί να έχουν διαφύγει κατά την εξεύρεση και τον έλεγχο. Ακόμη και οι μικρότερες αποκλίσεις μπορούν να δημιουργήσουν ουσιαστικές επιχειρησιακές διαφορές όσον αφορά τον τρόπο με τον οποίο ο εργαζόμενος αποδίδει στη θέση εργασίας.
Κατά τη διάρκεια της εισαγωγής, οι πιο συνηθισμένες ενδείξεις σφάλματος πρόσληψης είναι οι εξής:
- Αυξημένες απαιτήσεις επίβλεψης,
- Αυξημένος χρόνος για την ολοκλήρωση της εκπαίδευσης,
- Αυξημένα περιστατικά διόρθωσης της ασφάλειας,
- Πρώιμη αποδέσμευση των εργαζομένων.
Γενικά, αυτό που φαίνεται να είναι προβλήματα που σχετίζονται με την απόδοση είναι στην πραγματικότητα προβλήματα ευθυγράμμισης της πρόσληψης. Για παράδειγμα, εάν ο νέος υπάλληλος χρειάζεται πάντα περισσότερη επίβλεψη από ό,τι αρχικά προβλεπόταν κατά τη διαδικασία της εισαγωγής, αυτό πιθανώς υποδηλώνει ότι οι ικανότητες του υποψηφίου δεν είχαν αξιολογηθεί πλήρως κατά τον αρχικό έλεγχο.
Προειδοποιητικά σημάδια εντός των πρώτων 60 ημερών
Οι πρώτες 60 ημέρες απασχόλησης μπορεί να αποκαλύψουν τάσεις όπως:
- Πρώιμες απουσίες,
- Παραίτηση κατά τη διάρκεια του πρώτου μήνα απασχόλησης,
- Λιγότερη από την αναμενόμενη παραγωγικότητα κατά τη διάρκεια του πρώτου μήνα απασχόλησης,
- Αύξηση του αριθμού των παρεμβάσεων καθοδήγησης από τον προϊστάμενο.
Αυτοί οι δείκτες δείχνουν ότι δεν υπήρξε πλήρης ευθυγράμμιση των προσδοκιών για τον ρόλο του υποψηφίου πριν από την τοποθέτηση.
Δείκτες ΚΡΙ προς παρακολούθηση
- Ποσοστό διατήρησης στις 30/60/90 ημέρες
- Αποτελεσματικότητα της ολοκλήρωσης της κατάρτισης
- Βαθμολογία πρώιμης αξιολόγησης της απόδοσης
- Ποσοστό συμβάντων ασφαλείας των νέων προσλήψεων
Η συγκέντρωση περιστατικών ασφαλείας εντός του πρώτου τριμήνου της απασχόλησης συχνά υποδεικνύει κενά επικύρωσης στο στάδιο της πρόσληψης.
Το στάδιο ανάπτυξης: Όπου τα λάθη πρόσληψης γίνονται οικονομικά ορατά
Τα σφάλματα πρόσληψης γίνονται εμφανή όταν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούνται κατά το στάδιο ανάπτυξης, το οποίο αντιπροσωπεύει πραγματικές επιχειρησιακές συνθήκες. Οι αποτυχίες στελέχωσης μετατρέπονται από πρόβλημα ανθρώπινου δυναμικού σε επιχειρηματικό κίνδυνο σε αυτό το σημείο της διαδικασίας πρόσληψης. Στις βιομηχανίες που βασίζονται σε έργα, τα λάθη που γίνονται κατά την ανάπτυξη από την πρόσληψη μπορούν να προκαλέσουν:
- Χάσιμο ορόσημων
- Υψηλότερα επίπεδα επανεπεξεργασίας
- Αναξιόπιστη και ασυνεπή παραγωγικότητα
- Υπερωριακή εξάρτηση από τους ανώτερους υπαλλήλους
- Δυσαρέσκεια του προϊσταμένου
Όταν οι έμπειροι υπάλληλοι χειρίζονται τον υπάλληλο με χαμηλές επιδόσεις, καθίσταται δαπανηρό να συνεχίσουν να το κάνουν.
Προειδοποιητικά σημάδια κατά την ανάπτυξη
- Αυξημένη ανάγκη για διορθωτική εποπτεία
- Διαφορετικά επίπεδα παραγωγικότητας μεταξύ των εργαζομένων στο ίδιο έργο
- Εκτεταμένη επαναληπτική εργασία
- Κλιμάκωση των παραπόνων μέχρι τους διαχειριστές του έργου
Όλα αυτά τα σημάδια υποδηλώνουν αναντιστοιχία ικανοτήτων και όχι μεμονωμένες αποκλίσεις επιδόσεων.
Δείκτες KPI που αποκαλύπτουν βαθύτερα σφάλματα πρόσληψης
- Παραγωγικότητα ανά εργαζόμενο
- Τήρηση των ορόσημων του έργου
- Ποσοστό επανεπεξεργασίας
- Δείκτης ανατροφοδότησης από τον επόπτη
- Φθορά κατά τη διάρκεια των περιόδων αιχμής
Όταν η απώλεια εργαζομένων συμβαίνει κατά τη διάρκεια του μέσου του έργου, αυτό υποδηλώνει ότι τα προηγούμενα στάδια πρόσληψης δεν αξιολογήθηκαν για τη μακροπρόθεσμη καταλληλότητα.
Το στάδιο της διατήρησης: Όταν τα λάθη πρόσληψης συσσωρεύονται
Τα λάθη πρόσληψης συχνά περνούν απαρατήρητα μέχρι να αρχίσει να μειώνεται η σταθερότητα των εργαζομένων με την πάροδο του χρόνου. Ενώ το αρχικό επίπεδο απόδοσής τους είναι ικανοποιητικό, μπορεί να πάψουν να αποδίδουν ικανοποιητικά εξαιτίας ενός ή περισσότερων από τους ακόλουθους λόγους:
- Πολιτισμική αναντιστοιχία
- Περιορισμένοι δρόμοι ανάπτυξης
- Ανακριβείς προεπισκοπήσεις θέσεων εργασίας
- Μη ευθυγραμμισμένες προσδοκίες
Όταν ο κύκλος εργασιών γίνεται κυκλικός μεταξύ ορισμένων λειτουργιών εργασίας, αυτό υποδηλώνει μια συστημική αποτυχία που σχετίζεται με την πρόσληψη.
Μακροπρόθεσμες διαγνωστικές μετρήσεις
- Ετήσιο ποσοστό διατήρησης ανά τύπο εργασίας
- Μέση διάρκεια απασχόλησης ανά τύπο απασχόλησης
- Κόστος αντικατάστασης για κάθε νέα πρόσληψη
- Μοτίβα εξέλιξης της δέσμευσης των εργαζομένων
Τις περισσότερες φορές, όταν υπάρχουν επανειλημμένες προσλήψεις για τον ίδιο τίτλο εργασίας, αυτό συνήθως υποδηλώνει συνεχή προβλήματα με την ευθυγράμμιση της προμήθειας ή/και της διαλογής.
Γιατί η πρόσληψη βάσει του κύκλου ζωής έχει σημασία
Τα λάθη στις προσλήψεις σπάνια αποτελούν μεμονωμένα περιστατικά. Είναι αποτυχίες που συμβαίνουν σε όλο τον κύκλο ζωής, ξεκινώντας από την εξεύρεση και χειροτερεύοντας κατά την ανάπτυξη. Οι εταιρείες που εξετάζουν μόνο το πόσος χρόνος χρειάζεται για την πλήρωση μιας θέσης κατά την πρόσληψη κινδυνεύουν να χάσουν την αστάθεια των επιδόσεων αργότερα.
Η Dynamic Staffing Services προσεγγίζει την πρόσληψη ως μια ολοκληρωμένη στρατηγική για τον κύκλο ζωής του εργατικού δυναμικού. Η DSS ιδρύθηκε το 1977 και έχει εξελιχθεί σε έναν παγκοσμίως αναγνωρισμένο οργανισμό προσλήψεων, ο οποίος υποστηρίζεται από περισσότερα από 20 διεθνή γραφεία & μια ομάδα άνω των 250 επαγγελματιών προσλήψεων. Με γνώμονα το θεμελιώδες ηγετικό όραμα του Maj. S. P. Khosla, ο οργανισμός έχει διαδραματίσει διαμορφωτικό ρόλο στη διαμόρφωση διεθνών πλαισίων κινητικότητας του εργατικού δυναμικού, ενώ παράλληλα ενισχύει συνεχώς τα συστήματα προσλήψεων με γνώμονα τη συμμόρφωση.
Η προσέγγιση του κύκλου ζωής μας ενσωματώνει:
- Προγραμματισμό του εργατικού δυναμικού πριν από την έκδοση αιτήσεων
- Συγκριτική αξιολόγηση ικανοτήτων ευθυγραμμισμένη με τις πραγματικές συνθήκες της τοποθεσίας
- Τεχνική επικύρωση πολλαπλών επιπέδων
- έλεγχο συμμόρφωσης και τεκμηρίωσης
- Αξιολόγηση ετοιμότητας ανάπτυξης
Αυτή η δομή μειώνει τις αποτυχίες στελέχωσης πριν επηρεάσουν την επιχειρησιακή απόδοση.
Συχνές ερωτήσεις
Ποια είναι τα πιο συνηθισμένα λάθη που κάνουν οι εταιρείες στις προσλήψεις;
Τα πιο συνηθισμένα λάθη πρόσληψης περιλαμβάνουν ασαφείς ορισμούς θέσεων εργασίας, ανεπαρκή επικύρωση δεξιοτήτων, βιαστικές διαδικασίες ελέγχου, παραλείψεις συμμόρφωσης και αποτυχία ευθυγράμμισης των προσλήψεων με τις επιχειρησιακές πραγματικότητες.
Σε ποιο στάδιο γίνονται συνήθως ορατά τα λάθη πρόσληψης;
Τα σφάλματα πρόσληψης συχνά ξεκινούν κατά τη διάρκεια της εύρεσης πόρων, αλλά γίνονται επιχειρησιακά ορατά κατά την ένταξη και την ανάπτυξη, όταν ανακύπτουν ζητήματα παραγωγικότητας ή διατήρησης.
Πώς μπορούν οι οργανισμοί να εντοπίσουν έγκαιρα τα σφάλματα στελέχωσης;
Οι οργανισμοί μπορούν να παρακολουθούν δείκτες KPI, όπως η διατήρηση 30/60/90 ημερών, τα ποσοστά επιτυχίας επικύρωσης δεξιοτήτων, οι βαθμολογίες ανατροφοδότησης από τους προϊσταμένους και τα σημεία αναφοράς παραγωγικότητας, για να εντοπίζουν έγκαιρα τις αδυναμίες πρόσληψης.
Πώς επηρεάζουν τα λάθη στις προσλήψεις τα χρονοδιαγράμματα του έργου;
Τα λάθη πρόσληψης μπορεί να οδηγήσουν σε μειωμένη παραγωγικότητα, αυξημένη ανακατασκευή, υψηλότερο κόστος επίβλεψης, κινδύνους για την ασφάλεια και καθυστερημένη ολοκλήρωση ορόσημων.
Πώς μπορεί η δομημένη πρόσληψη να μειώσει τους κινδύνους πρόσληψης;
Η δομημένη πρόσληψη περιλαμβάνει πράγματα όπως ο σχεδιασμός του εργατικού δυναμικού, η τεχνική επικύρωση, η αξιολόγηση της συμπεριφοράς και οι έλεγχοι συμμόρφωσης. Αυτά τα πράγματα συμβάλλουν στη μείωση των αναντιστοιχιών πριν από την έναρξη της ανάπτυξης.
Μετρήστε τα σωστά σήματα για να προβλέψετε τα λάθη στις προσλήψεις
Τα λάθη στις προσλήψεις δεν είναι τυχαία γεγονότα. Ακολουθούν μοτίβα σε όλα τα στάδια προμήθειας, διαλογής, εισαγωγής, ανάπτυξης και διατήρησης. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν διαγνωστικά με βάση τον κύκλο ζωής μπορούν να εντοπίσουν τα λάθη πρόσληψης νωρίς, πριν μετατραπούν σε δαπανηρές αποτυχίες στελέχωσης.
Εάν ο οργανισμός σας αξιολογεί τη στρατηγική προσλήψεων για να μειώσει τον επιχειρησιακό κίνδυνο και να βελτιώσει τη σταθερότητα του εργατικού δυναμικού, η Dynamic Staffing Services μπορεί να σχεδιάσει ένα πλαίσιο προσλήψεων με βάση τον κύκλο ζωής, το οποίο θα είναι ευθυγραμμισμένο με τις απαιτήσεις του κλάδου σας. Για να συζητήσετε μια δομημένη διάγνωση προσλήψεων για το δικό σας μοντέλο εργατικού δυναμικού, επικοινωνήστε με την Dynamic Staffing Services στο +91-11-40410000 ή στείλτε email στο clientservices@dss-hr.com.
